SEJARAH RINGKAS BIRO ADMINISTRASI PIMPINAN SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA

Biro Administrasi Pimpinan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara terbentuk sebagai Perangkat Daerah pada Tahun 2021 berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 1 Tahun 2020 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara.
Biro Administrasi Pimpinan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara terdiri dari 3 (tiga) Bagian, yaitu:
1. Bagian Perencanaan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah
2. Bagian Materi dan Komunikasi Pimpinan
3. Bagian Protokol

Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 28 Tahun 2023 tentang Tugas, Fungsi, Uraian Tugas dan Tata Kerja Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara, Biro Administrasi Pimpinan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara mempunyai Tugas dan Fungsi sebagai berikut:

• Tugas
Melaksanakan perumusan kebijakan, pelaksanaan, koordinasi, monitoring, pemantauan, pengendalian dan evaluasi perencanaan dan kepegawaian Sekretariat Daerah, penyiapan materi dan komunikasi pimpinan, keprotokolan, perjalanan dinas dan pelayanan tamu Pemerintah Daerah dan pimpinan.

• Fungsi
1. Pengumpulan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan, koordinasi, monitoring, pemantauan, pengendalian dan evaluasi keprotokolan, perjalanan dinas, pelayanan tamu utama pemerintah daerah dan pimpinan, komunikasi pimpinan, penyusunan materi sambutan/paparan/pengarahan Gubernur, Wakil Gubernur, pelaksanaan fungsi juru bicara Pimpinan Daerah serta pengelolaan kepegawaian Sekretariat Daerah;
2. Pengolahan dan penyajian bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan, koordinasi, monitoring, pemantauan, pengendalian dan evaluasi keprotokolan, perjalanan dinas dan pelayanan tamu utama Pemerintah Daerah dan pimpinan;
3. Penyusunan sosialisasi dan pendampingan pelaksanaan pedoman/juklak/juknis keprotokolan Pemerintah Daerah, perjalanan dinas dan pelayanan tamu utama Pemerintah Daerah dan pimpinan;
4. Pengurusan, fasilitasi, koordinasi, monitoring, pemantauan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan perjalanan dinas Gubernur dan Wakil Gubernur;
5. Pengurusan, fasilitasi, koordinasi, monitoring, pemantauan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kedinasan Sekretaris Daerah;
6. Penghimpunan dan mengolah informasi yang bersifat penting dan mendesak sesuai kebutuhan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
7. Pengurusan, fasilitasi, koordinasi, monitoring, pemantauan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan pelayanan tamu utama Pemerintah Daerah, Gubernur, Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah;
8. Pembinaan keprotokolan pada perangkat daerah;
9. Penjadwalan, pencatatan, monitoring, pemantauan pengendalian, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan acara Gubernur dan Wakil Gubernur;
10. Pelaksanaan analisis terhadap acara yang patut dihadiri langsung Gubernur atau Wakil Gubernur;
11. Pengumpulan, pengolahan, pengembangan, penyajian dan penyimpanan dokumen, konten dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
12. Pengumpulan, pengolahan, pengembangan dokumen kepegawaian Sekretariat Daerah;
13. Pengoordinasian dan penyusunan rencana strategis Sekretariat Daerah;
14. Pelaksanaan pengendalian dan evaluasi rencana strategis Sekretariat Daerah;
15. Pengoordinasian penyusunan Rencana Kerja, RKA, DPA Sekretariat Daerah;
16. Pelaksanaan evaluasi RENJA, RKA, dan DPA Sekretariat Daerah;
17. Pengoordinasian dan penyusunan LPPD, LKPJ, LK, PK, IKU, IKK dan Laporan kepegawaian Sekretariat Daerah.

Bagian Perencanaan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah
• Tugas
Melaksanakan perumusan kebijakan, pelaksanaan, koordinasi, monitoring, pemantauan, pengendalian dan evaluasi perencanaan dan kepegawaian Sekretariat Daerah.

• Fungsi
1. Pengumpulan bahan penyusunan dokumen Rencana Strategis Sekretariat Daerah;
2. Pengoordinasian penyusunan Rencana Kerja, RKA, DPA Sekretariat Daerah;
3. Pelaksanaan pengendalian dan evaluasi implementasi Rencana Strategis Sekretariat Daerah;
4. Fasilitasi evaluasi Renja, RKA, DPA Sekretariat Daerah;
5. Pengoordinasian dan penyusunan kebutuhan pegawai Sekretariat Daerah;
6. Penyusunan, pengusulan dan pelaksanaan pendayagunaan pegawai Sekretariat Daerah;
7. Pelaksanaan monitoring, pemantauan, pengendalian dan evaluasi kinerja dan disiplin pegawai Sekretariat Daerah;
8. Penyusunan peta kebutuhan pegawai Sekretariat Daerah;
9. Pengurusan kesejahteraan pegawai Sekretariat Daerah;
10. Penyusunan kebutuhan pendidikan dan pelatihan pegawai Sekretariat Daerah;
11. Penyusunan dan pengajuan pengembangan karir pegawai Sekretariat Daerah;
12. Pengurusan purna bakti pegawai Sekretariat Daerah;
13. Pengelolaan dokumen kepegawaian Sekretariat Daerah;
14. Pengoordinasian dan penyusunan LPPD, LKPJ, LK, PK, IKU, IKK dan Laporan Kepegawaian Sekretariat Daerah.

Bagian Materi dan Komunikasi Pimpinan
• Tugas
Melaksanakan tugas dalam penyediaan materi dan penyelenggaraan komunikasi pimpinan.

• Fungsi
1. Pengumpulan bahan materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
2. Pengolahan bahan materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
3. Pengembangan, pemilahan dan pemilihan materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
4. Penyajian dan penyampaian materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
5. Menjalin hubungan dengan berbagai pihak terkait pelaksanaan fungsi juru bicara pimpinan daerah;
6. Pendokumentasian dan penyimpanan materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
7. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyiapan materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
8. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyampaian materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
9. Fasilitasi penyiapan dan penyampaian materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
10. Pengaturan, penugasan, pengendalian dan evaluasi petugas penyiapan, penyaji dan penyampai materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
11. Penyusunan kebutuhan, pengajuan pengadaan dan pemanfaatan sarana dan perlengkapan kerja petugas penyiapan, penyaji dan penyampai materi komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
12. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka publikasi materi petugas penyiapan, penyaji dan penyampai materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
13. Fasilitasi publikasi materi dan komunikasi Gubernur dan Wakil Gubernur;
14. Pengumpulan dan penyajian bahan bacaan penting bagi penyelenggaraan Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara;
15. Pengadaan dan penyediaan buku agenda Pemerintah Daerah;
16. Penerimaan, penyimpanan dan perawatan cendera mata dari tamu pemerintah daerah, Gubernur dan Wakil Gubernur;
17. Penyusunan profil Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
18. Penyusunan dokumentasi penghargaan yang diterima oleh Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

Bagian Protokol
• Tugas
Melaksanakan tugas dalam perumusan kebijakan, pelaksanaan, monitoring, pemantauan, pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan keprotokolan pimpinan.

• Fungsi
1. Pengumpulan bahan perumusan kebijakan keprotokolan pimpinan;
2. Pengolahan dan penyajian perumusan kebijakan keprotokolan pimpinan;
3. Perumusan kebijakan koordinasi keprotokolan pimpinan;
4. Pelaksanaan koordinasi keprotokolan pimpinan;
5. Penyelenggaraan keprotokolan pimpinan;
6. Pelaksanaan monitoring, pemantauan dan evaluasi keprotokolan pimpinan;
7. Pembinaan keprotokolan pada Perangkat Daerah;
8. Penyelenggaraan perjalanan dinas dalam dan luar negeri Gubernur dan Wakil Gubernur serta pendamping;
9. Penyelenggaraan pelayanan tamu utama Pemerintah Daerah, Gubernur dan Wakil Gubernur;
10. Pemberian dukungan pelayanan tamu utama Pemerintah Daerah;
11. Pengurusan, fasilitasi, koordinasi, monitoring, pemantauan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kedinasan Sekretaris Daerah;
12. Pengoordinasian penyerahan cendera mata Pemerintah Daerah;
13. Pelaksanaan bimbingan teknis keprotokolan kepada Perangkat Daerah;
14. Fasilitasi bimbingan teknis keprotokolan kepada Pemerintah Kabupaten/Kota;
15. Penjadwalan, pencatatan, koordinasi, pengendalian dan pelaksanaan acara pimpinan;
16. Pelaksanaan koordinasi keprotokolan antar instansi/ lembaga pemerintah/swasta.